FINANCE - PURCHASING

Purchasing adalah seksi yang juga sangat penting di Finance Department. Purchasing Staff bertanggungjawab kepada Purchasing Manager.

Sesuai dengan namanya, Purchasing bertanggungjawab menangani semua pembelian barang yang dilakukan oleh hotel atau perusahaan.

Tugas utama dari Purchasing adalah :

  1. Menangani semua pembelian barang yang dilakukan oleh hotel atau perusahaan.
  2. Memastikan bahwa semua pembelian yang dilakukan menggunakan harga terbaik pada saat pembelian dilakukan dengan cara membuat perbandingan penawaran dari minimal 3 Supllier.
  3. Melakukan survey pasar secara berkala dan kontinyu untuk memastikan harga acuan pembelian selalu up to date.
  4. Menerbitkan Purchase Order (PO) berdasarkan Purchase Request (PR) dari masing-masing departemen.
  5. Memastikan bahwa semua Purchase Order sudah disetujui dan ditandatangani oleh Kepala Bagian atau Department Head yang bersangkutan, disetujui oleh Financial Controller dan General Manager.

Alur Kerja Purchasing adalah sebagai berikut :

  1. Purchasing menerima Purchase Request dari masing-masing department.
  2. Purchasing memastikan bahwa barang yang direquest sudah sesuai denagn batasan stok yang disetujui dengan memeriksa laporan stok terakhir dari Bagian Store.
  3. Purchasing mengelompokkan Purchase Request sesuai dengan urgensi pengadaan barang.
  4. Purchasing mencari Supplier dengan harga dan kualitas terbaik, dengan membandingkan minimal 3 Supplier.
  5. Purchasing menyiapkan Purchase Order, memintakan persetujuan Department Head, Financial Controller dan General Manager.
  6. Purchasing melakukan pembelian barang sesuai dengan Purchase Order yang sudah ditandatangani, kemudian menyerahkan proses selanjutnya ke Bagian Receiving
  7. Purchasing menyiapkan laporan harian, bulanan dan tahunan.