FINANCE - ACCOUNT RECEIVABLE

Account Receivable adalah seksi yang juga sangat penting di Finance Department. Account Receivable bertanggungjawab kepada Credit Manager.

Sesuai dengan namanya, Account Receivable bertanggungjawab menangani semua piutang hotel atau perusahaan. Piutang ini biasanya terjadi apabila pengeluaran tamu tidak dibayar pada saat tamu check out, dan akan dibayar oleh Travel Agent atau Perusahaan.

Tugas utama dari Account Receivable adalah :

  1. Menangani semua pembayaran tamu yang tidak lunas pada saat tamu check out.
  2. Menangani semua pembayaran tamu yang menggunakan Kartu Kredit atau Credit Card.
  3. Membuat invoice atau tagihan kepada Travel Agent atau Perusahaan, sesuai dengan Contract Rate yang disetujui antara hotel dan Travel Agent atau Perusahaan.
  4. Memberikan peringatan atau reminder kepada Travel Agent atau Perusahaan, jika saat jatuh tempo pembayaran tagihan belum juga dilakukan.
  5. Menangani pembayaran Deposit atau Uang Muka yang dibayarkan oleh tamu, travel agent, atau perusahaan.
  6. Membuat jurnal tagihan kepada Travel Agent dan Perusahaan.
  7. Berkomunikasi dengan General Cashier untuk memastikan bahwa semua tagihan yang sudah terbayarkan oleh Travel Agent atau Perusahaan sudah dicatat dan diupdate di pembukuan Account Receivable.

Alur Kerja Account Receivable adalah sebagai berikut :

  1. Account Receivable menerima dokumen tagihan dari Front Office Cashier melalui Income Auditor.
  2. Account Receivable menyelesaikan tagihan tamu yang membayar menggunakan Credit Card terlebih dahulu.
  3. Account Receivable mencatat tagihan yang menggunakan Voucher dan Guarantee Letter dari Travel Agent dan Perusahaan.
  4. Account Receivable mengelompokkan tagihan sesuai dengan umur tagihan mulai dari 1 bulan, 2 bulan, 3 bulan atau lebih.
  5. Account Receivable membuat invoice untuk tagihan yang akan jatuh tempo sesuai perjanjian yang tertulis di dalam Contract Rates.
  6. Account Receivable melakukan penagihan dengan berkomunikasi dengan pihak Travel Agent atau Perusahaan
  7. Jika ada informasi bahwa tagihan sudah dibayar, Account Receivable berkomunikasi dengan General Cashier, agar pembayarannya dicatat dan tagihan tersebut dihapus dari Account Receivable Ledger.
  8. Account Receivable menyiapkan laporan harian, bulanan dan tahunan.