FINANCE - ACCOUNT PAYABLE
Account Payable adalah seksi yang juga sangat penting di Finance Department. Account Payable bertanggungjawab kepada Chief Accountant.
Sesuai dengan namanya, Account Payable bertanggungjawab menangani semua hutang hotel atau perusahaan. Hutang ini biasanya terjadi apabila pembelian barang atau jasa tidak langsung dibayar pada saat pembelian dilakukan baik kepada para Supplier atau Penyedia Jasa Lainnya.
Tugas utama dari Account Payable adalah :
- Menangani semua pembelian barang atau jasa tidak lunas pada saat pembelian dilakukan.
- Menerima Invoice atau Tagihan dari para Supplier atau Penyedia Jasa lainnya.
- Mengelompokkan tagihan yang diterima sesuai dengan urutan jatuh tempo, seperti misalnya 1 minggu, 1 bulan dan sebagainya.
- Menangani pembelian barang atau jasa yang dilakukan dengan sistem Credit atau Installment.
- Memastikan bahwa semua pembayaran yang akan dilakukan sudah sesuai dengan ketentuan dan Purchase Order yang sudah disetujui sebelumnya, baik menyangkut jatuh tempo dan sistem pembayarannya.
- Berkomunikasi dengan General Cashier untuk memastikan bahwa semua tagihan yang sudah terbayarkan kepada Supplier dan Penyedia Jasa lainnya sudah dicatat dan diupdate di pembukuan Account Payable.
Alur Kerja Account Payable adalah sebagai berikut :
- Account Payable menerima invoice atau dokumen tagihan dari Supplier atau Penyedia Jasa lainnya.
- Account Payable memastikan bahwa barang atau jasa yang ditagih pembayarannya sudah sesuai dengan Purchase Order yang sudah disetujui dan ditandatangani.
- Account Payable mengelompokkan tagihan sesuai dengan umur tagihan mulai dari 1 minggu, 1 bulan, 2 bulan, 3 bulan atau lebih.
- Account Payable menyiapkan dokumen pembayaran untuk pembelian yang dilakukan menggunakan sistem Credit atau Installment.
- Account Payable berkomunikasi dengan General Cashier, agar pembayaran yang sudah dilakukan dicatat dan tagihan tersebut dihapus dari Account Payable Ledger.
- Account Payable menyiapkan laporan harian, bulanan dan tahunan.
